Veränderungen voranzutreiben ist für das Finanzteam alles andere als eine Leichtigkeit, da die Daten in den Finanzsystemen nie konstant sind. Zudem sind Echtzeitanalysen erforderlich, um vorherzusehen, inwiefern die Unternehmensperformance beeinflusst wird. Finanzteams stehen daher unter dem wachsenden Druck, die Unmengen an umsatzbezogenen Daten, die über unterschiedliche Organisationen verstreut sind, in aussagekräftige Informationen und Indikatoren umzuwandeln, anhand derer Geschäftsentscheidungen getroffen werden können. Dies erfordert einerseits eine umfassende Übersicht über alle Finanzdaten und andererseits granulare Einblicke in die Daten einzelner Business Units und Teams. Aber wie granular muss diese Analyse eigentlich sein? Welche Daten bieten dem Unternehmen Mehrwert und welche nicht? Dieser Artikel führt Sie durch die grundlegenden Aspekte der Finanzplanung, einschließlich ihrer Definition und Hauptaufgaben, und erklärt, wie Unternehmen und deren Finanzteams durch den Einsatz moderner Tools wie künstliche Intelligenz und Predictive Analytics nicht nur ihre Finanzdaten effizienter verwalten, sondern auch ihre gesamte Geschäftsstrategie proaktiv gestalten können.
Finanzplanung einfach erklärt – Definition und Aufgaben
Die Finanzplanung definiert sich als zielgerichteter Prozess innerhalb der Unternehmensplanung, der auf festgelegten Liquiditäts-, Rentabilitäts- und Risikozielen basiert. Sie spielt eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung zukünftiger Finanzentscheidungen und ist eng mit anderen betrieblichen Teilplänen, insbesondere den Absatz- und Produktionsplänen, verknüpft. Diese Verbindung unterstreicht die Notwendigkeit einer integrierten Finanzplanung, die nur im Rahmen des gesamten Planungsprozesses eines Unternehmens effektiv ist. Zu den Hauptaufgaben der Finanzplanung zählen die Ermittlung des zukünftigen Finanzbedarfs sowie die Bestimmung von Art, Höhe und Zeitpunkt von Finanzierungsmaßnahmen. Die Finanzplanung lässt sich in zwei Arten unterteilen: die strategische Finanzplanung, die sich auf die Festlegung der Rahmendaten und die Orientierung an Rentabilitäts- und Risikozielen konzentriert, und die operative Finanzplanung, die Detailentscheidungen innerhalb der strategischen Vorgaben trifft und sich auf Liquiditätsziele fokussiert.
Was gehört in einen Finanzplan?
Ein effektiver Finanzplan umfasst eine Vielzahl von Komponenten, die zusammen ein vollständiges Bild der finanziellen “Gesundheit” und der zukünftigen Ausrichtung eines Unternehmens geben. Zu den Kernbestandteilen eines Finanzplans gehören:
- Budgetierung: Ein detailliertes Budget, das Einnahmen und Ausgaben überwacht, ist wesentlich, um finanzielle Stabilität zu gewährleisten und um sicherzustellen, dass das Unternehmen innerhalb seiner Mittel arbeitet.
- Liquiditätsplanung: Die Planung der Liquidität sichert die Verfügbarkeit von ausreichend Bargeld, um laufende Betriebskosten zu decken und Investitionen zu tätigen, ohne dabei finanzielle Engpässe zu riskieren.
- Investitionsplanung: Diese umfasst Entscheidungen über Kapitalinvestitionen wie Anschaffungen von Anlagen und Technologie, die zur Expansion und Effizienzsteigerung des Unternehmens beitragen können.
- Finanzierungsstrategie: Eine Strategie, die beschreibt, wie Kapital beschafft werden soll, sei es durch Eigenkapital, Fremdkapital oder eine Mischung aus beidem, um das Wachstum zu finanzieren und die Kapitalstruktur optimal zu gestalten.
- Risikomanagement: Identifikation und Management von Risiken, die die finanzielle Position beeinträchtigen könnten, einschließlich Zinsänderungsrisiken, Kreditrisiken und operativen Risiken.
- Prognosen und Prognosemodelle: Zukunftsorientierte Modelle, die es dem Finanzteam ermöglichen, verschiedene Szenarien durchzuspielen und sich auf potenzielle Veränderungen in der Wirtschaft oder im Markt vorzubereiten.
Wie macht man eine Finanzplanung?
Das Erstellen eines Finanzplans ist eine entscheidende Aufgabe für Gründer und Unternehmer, die oft in den Prozess der Businessplan-Erstellung eingebunden ist. Im Folgenden ist ein 5-Schritte-Plan abgebildet, der aufzeigt, wie ein Finanzplan systematisch aufgebaut werden kann:
1. Umsatzplanung aufstellen
Beginnen Sie mit der Umsatzplanung, die alle erwarteten Einnahmequellen für den festgelegten Zeitraum umfasst. Grundlagen dafür könnten Produktverkäufe, Kundenzahlen oder geleistete Arbeitsstunden sein. Berücksichtigen Sie Steuern, Rabatte und mögliche Zahlungsausfälle, und achten Sie darauf, realistische Umsatzprognosen zu erstellen.
2. Kostenplan aufsetzen
Ein genauso wichtiger Schritt ist das Aufsetzen eines detaillierten Kostenplans, der die geschätzten Ausgaben gegenüber den Einnahmen darstellt. Dieser umfasst Personalkosten, direkte Kosten, Gründungs- und Betriebskosten, Investitionen und Marketingaufwendungen.
3. Kapitalbedarf ermitteln
Anschließend ermitteln Sie den benötigten Kapitalbedarf, um die Zeit bis zum Erreichen des Break-Even-Points zu überbrücken. Berücksichtigen Sie einen Sicherheitspuffer von 10-15%, und planen Sie die Finanzierungsstruktur aus Eigen- und Fremdkapital.
4. Liquiditätsplanung durchführen
Die Liquiditätsplanung gibt Ihnen eine monatliche Übersicht über alle Einnahmen und Ausgaben und hilft, die Liquidität und potenzielle Engpässe zu überwachen. Dieser Schritt ist besonders wichtig, um die finanzielle Gesundheit des Unternehmens kurzfristig zu sichern.
5. Rentabilitätsrechnung aufstellen
Zum Abschluss erstellen Sie eine Rentabilitätsrechnung auf Jahresbasis, um die langfristige Tragfähigkeit Ihres Geschäftsmodells zu beurteilen. Wichtige Kennzahlen wie Deckungsbeitrag, EBITDA und Umsatzrenditen geben Aufschluss über die potenzielle Entwicklung und Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens.
Mit diesen fünf Schritten können Sie einen umfassenden und aussagekräftigen Finanzplan erstellen, der nicht nur Ihre unmittelbaren finanziellen Bedürfnisse abdeckt, sondern auch eine Grundlage für strategische Entscheidungen und langfristige Unternehmensziele bietet. Dieser Prozess unterstützt Sie dabei, die finanzielle Kontrolle zu behalten und Ihr Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu führen.
Die digitale Zukunft im Finanzbereich – Tools und Technologie
Für diese Herausforderung wurden Tools und Technologien entwickelt, wie zum Beispiel künstliche Intelligenz, intelligente Automatisierung und Predictive Analytics, die nicht nur extrem viele Daten erfassen können, sondern auch äußerst schnell. Mitglieder des Finanzteams wollen sich endlich von manueller Dateneingabe und lästigen Excel-Spreadsheets trennen. Und es besteht kein Zweifel: Jetzt ist der Zeitpunkt gekommen, um die digitale Zukunft im Finanzbereich einzuläuten. Finanzteams können sich damit endlich von ihrer Rolle als „Erbsenzähler“ lösen und sich das Storytelling zu eigen machen. Das bedeutet, dass sie Finanzdaten in wertvolle Geschäftsinformationen umwandeln und diese der Geschäftsleitung auf ansprechende und überzeugende Weise näherbringen. So können sie veranschaulichen, inwiefern die Unternehmensleistung dadurch beeinflusst wird. Durch die Integration von KI und intelligenter Automatisierung können Finanzteams die Daten schneller und besser deuten und somit die Richtung des Unternehmens mitbestimmen.
Stufen der Wertschöpfung durch Finanztechnologie
Damit aber das Finanzteam dem Unternehmen mit dynamischen und granularen Echtzeitanalysen zur Seite stehen kann, muss es die folgenden drei Stufen durchlaufen:
Stufe 1: Mehrwert erfassen
Wie lässt sich das System am effektivsten nutzen, um Finanzdaten zu erfassen? Wie können Sie außerdem in Zeiten des Wandels sicherstellen, dass sich das System gemeinsam mit Ihren Anforderungen weiterentwickelt?
Stufe 2: Mehrwert schaffen
Nachdem Sie die Daten erfasst haben, müssen Sie sie analysieren, damit Sie darauf basierende Antworten auf die folgenden Fragen ableiten können: „Was könnte passieren?“ und „Was passiert aktuell?“ Ihr Finanzsystem muss so eingerichtet sein, dass Sie Trends verstehen und nachverfolgen können.
Stufe 3: Mehrwert aufrechterhalten
Statt Neukunden zu gewinnen, ist es sogar noch wichtiger, Bestandskunden zu halten. Denn dies ist in der Regel kostengünstiger und bringt somit mehr Wert. Um dies richtig anzustellen, muss Ihr Finanzsystem in der Lage sein, Daten genau zu erfassen, um folgende Fragen zu beantworten: „Was ist passiert?“ und „Was sagen unsere Daten?“
Datenorientierte Unternehmensausrichtung
Stellen Sie sich jede dieser Stufen als Sprossen auf einer Leiter vor. Indem Ihr Finanzteam eine Stufe nach der anderen erfolgreich absolviert, klettert es die Leiter hinauf und wird so allmählich zu einem strategischen Partner, der Geschäftsentscheidungen auf Grundlage von Daten unterstützt. Dazu müssen die zugrunde liegenden Finanzsysteme Funktionen zur Budgetierung, zum Forecasting und zum Vergleich mit den Ist-Daten und der aktuellen Geschäftssituation umfassen. Durch die Kombination aller drei Elemente kann das FP&A-Team die Informationen aus dem gesamten Unternehmen zusammenfassen und daraus wertvolle Erkenntnisse schließen, um neue Wege zu finden und das Unternehmen voranzubringen.
Dafür braucht es integrierte Tools, die die Ist-Werte automatisch mit Forecasts vergleichen und Abweichungen erfassen. Außerdem sollte es dem Finanzteam möglich sein, die Daten zu kommentieren und Abweichungen zu erläutern, um falsche Annahmen in den Forecasts aus dem Weg zu räumen. Auf dieser Grundlage sollte das Finanzteam in der Lage sein, Maßnahmen zu definieren, die auf einer granularen Ebene, also einzelnen Business Units und Teams, zugewiesen werden. Dies ermöglicht dem Unternehmen auch, die Daten auf eine verständliche Weise abzufragen, sodass das Finanzteam die anderen Teams als Partner unterstützen kann. Dadurch lassen sich spontane Update-Anfragen direkt bearbeiten, Trends in Echtzeit erfassen und die Auswirkungen auf die Geschäftsleistung besser vorhersehen.
Die Herausforderung der Datenkompatibilität
Damit das Finanzteam die Ausrichtung des Unternehmens auf Grundlage von Daten effektiv beeinflussen kann, muss zunächst ein solides Fundament geschaffen werden. Die data interoperability (Fähigkeit verschiedener Systeme, effektiv zusammenzuarbeiten) ist hierbei zu priorisieren. Die manuelle Dateneingabe ist seit eh und je der Grund für fehlerhafte Berichte und Forecasts. Die Tatsache, dass Finanzdaten in einer Vielzahl von Anwendungen im gesamten Unternehmen genutzt werden, verschärft diese Herausforderung zusätzlich. Überwinden lässt sie sich nur mit einem sorgfältigen Integrationsansatz. Die Stammdaten aller Systeme (einschließlich Lieferanten und Kundenstammdaten, Buchhaltung und Organisationsstrukturen) müssen korrekt und auf dem neuesten Stand sein. Darüber hinaus muss eine fehlerfreie Verschiebung der Daten von einem System zum anderen gewährleistet werden. Denn dies ist eine weitere Schwachstelle, die zu fehlerhaften Daten führt. Daher muss das Finanzteam jeden Aspekt der Datenintegration sorgfältig beachten.
Notwendigkeit der Interoperabilität in Finanzsystemen
Die Interoperabilität muss nahtlos sein. Nicht nur um diesen neuen Ansatz zur Finanzplanung und Analyse zu ermöglichen, aber auch weil Regulierungsbehörden dieses Integrationsniveau für bestimmte Systeme voraussetzen, wie zum Beispiel für die Mehrwertsteuerverarbeitung, Open-Banking-Initiativen in Europa und die elektronische Rechnungsstellung. Technologien wie REST APIs erleichtern die Interoperabilität und ermöglichen in Kombination mit Lowcode-Anwendungsentwicklungsmodellen eine agilere Entwicklung von Funktionen für Finanzsysteme.
Vorteile der intelligenten Automatisierung in der Finanzverwaltung
Darüber hinaus bewirkt die intelligente Automatisierung, dass Finanzteams ihre Zeit nicht mehr an sich wiederholende, zeitaufwendige Aufgaben aufbringen müssen. Die intelligente Rechnungsverarbeitung ermöglicht beispielsweise die Prozessautomatisierung eingehender Rechnungen und erledigt die Hauptbuchhaltungsanalyse eingehender Rechnungen. Der manuelle Aufwand für die Mitarbeitenden in der Kreditorenbuchhaltung wird dadurch gesenkt. Außerdem lassen sich deutliche Kosteneinsparungen bei der Bearbeitung eingehender Rechnungen erzielen und die Zahlungen beschleunigen, damit sich die Mitarbeitenden auf das wirklich Wichtige konzentrieren können. Die intelligente Rechnungserfassung nutzt künstliche Intelligenz (KI), um Daten aus den gescannten eingehenden Rechnungen zu erfassen. Erfasst werden beispielsweise die folgenden Daten: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungsbetrag, Umsatzsteuerbetrag, Bestellnummer, Kontonummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Dies verringert nicht nur die Fehlerwahrscheinlichkeit, weil weniger manuelle Eingaben erforderlich sind, sondern senkt auch Kosten und spart Zeit.
Überwinden Finanzteams die Herausforderung der Datenkompatibilität, sollten sie in der Lage sein, die Leiter zu erklimmen und ihrem Unternehmen dabei zu helfen, Mehrwert in der Finanzberichterstattung zu schaffen.
Experten-Tipps: Strategien zur Bewältigung von Finanzmanagement-Herausforderungen
- Konstantes, rollierendes Forecasting: Das Finanzteam sollte stets den Finger am Puls des Unternehmens haben, also einen Überblick über alles haben. Moderne FP&A-Systeme sollten anstatt der veralteten 3-Monats-/6-Monats-/12-Monats Forecasts und -Berichte kontinuierlich zugänglich sein. Es sollte jederzeit möglich sein, neue Daten hinzuzufügen. Das Finanzteam kann dann entscheiden, welche Daten es in die Berichte einfließen lässt.
- Zugriffskontrolle: Es muss festgelegt und kontrolliert werden, wer auf das FP&A-System zugreifen kann. Dann können Sie zudem nachvollziehen, wer veraltete Daten hinzugefügt hat. Dadurch erhalten Sie auch Transparenz darüber, wer Entscheidungen genehmigt hat. So bekommen Sie einen möglichst vollständigen Überblick.
- Berichterstellung und Storytelling: Wurden die richtigen Änderungen vorgenommen, sollten sich die Finanzberichte wie Zeitungsartikel lesen lassen. Das Führungsteam sollte sofort, wenn es sich einloggt, eine übersichtliche Zusammenfassung angezeigt bekommen. Als Basis dafür sollte das FP&A-Team vorab alle Finanzberichte und Kommentare lesen und daraus einen einheitlichen Bericht erstellen.
- Kleine Ziele setzen: All dies auf einmal in die Tat umzusetzen, gleicht einer Mammutaufgabe. Am besten gehen Sie diese Herausforderung in kleineren Etappen an. Setzen Sie sich kleinere Ziele. Lösen Sie beispielsweise die Kompatibilitätsprobleme in Bezug auf einen bestimmten Finanzprozess oder eine bestimmte Business Unit.
- Erweiterung der Funktionen: Nehmen Sie dann die intelligente Automatisierung und Predictive Analytics in Angriff, um die Funktionen zu erweitern und zu verfeinern. Diese Herangehensweise ist sinnvoller. Denn schließlich wissen wir alle, dass beim Erklimmen einer Leiter höchste Vorsicht geboten ist. Mit der richtigen Strategie und einer sorgfältigen Umsetzung werden Sie es bis nach oben schaffen. Oben angekommen, wird alles besser aussehen.
Fazit
Technologien wie künstliche Intelligenz und Predictive Analytics ermöglichen es Finanzteams, über das traditionelle Rechnungswesen hinauszuwachsen und strategische Partner ihrer Organisationen zu werden. Die Einführung fortschrittlicher Analytik und Echtzeitanalysen optimiert Finanzprozesse und ermöglicht proaktive Geschäftssteuerung, benötigt jedoch integrierte Systeme für nahtlose Datenanalysen. Finanzpläne bieten dabei Struktur im Finanzmanagement und sind essentiell für strategische Planung und Risikobewertung. Der Erfolg in der Finanzplanung hängt von der adaptiven Nutzung dieser Technologien ab, wobei schnelles Reagieren auf Veränderungen und datenbasierte Entscheidungen zentral sind. Unternehmen müssen nicht nur Technologie implementieren, sondern auch eine Kultur der Anpassung und Innovation fördern, um das Finanzteam als strategischen Partner zu etablieren.
Quellen